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手軽に利用できる便利なオフィスコンビニの需要はどんどん高まっています。これから新たにオフィスコンビニの導入を検討している場合、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。

今回はオフィスコンビニの導入に関するポイントや注意点をご紹介いたします。

オフィスコンビニの導入前に知っておきたい注意点

利便性の高いオフィスコンビニですが、実際に導入するときは注意すべき点もあります。オフィスコンビニは多くの従業員が利用するものだからこそ、リスクがあるのも事実です。以下4つのポイントに注意しながら、オフィスコンビニの導入を検討してみましょう。

● セキュリティについて

通常のコンビニとは違い、オフィスコンビニは無人です。また、商品補充や管理のために外部のスタッフが出入りするため、セキュリティを考慮して選ぶ必要があります。そのため、人目につきにくい場所に設置するのは避けたほうが無難です。自社の機密情報が漏れないようにするためにも、外部の人に入られても問題ない場所に設置しましょう。

● 代金の支払いについて

未入金の発生を防ぐためにも、オフィスコンビニの設置場所は慎重に選ぶ必要があります。近くに人の目があれば、未払いを防ぐ効果が期待できる一方、オフィスから近いとリラックスした時間を過ごしにくいかもしれません。インテリアやレイアウトを工夫しておくと、オフィスが近くてもオンオフの切り替えがしやすくなるでしょう。

● 利用条件について

オフィスコンビニの中には、対応エリアや最低利用人数などの利用条件を定めていることがあります。利用人数の最低条件は10〜15名ほどに設定しているところがほとんどです。

また、対応エリアも全国ではない場合があります。利用条件はメーカーによって異なるので、事前に確認しておきましょう。

● 栄養バランスについて

商品のバリエーションによっては、従業員の栄養バランスが偏ってしまうことがあります。カップ麺やお菓子は非常食として役立ちますが、そればかり食べ続けていると健康状態に悪影響を及ぼすリスクがあるでしょう。従業員が健康を損ねると、業務にも支障が出る恐れがあります。健康を考えてオフィスコンビニを選ぶことも大切です。

オフィスコンビニの導入はここをチェック！

オフィスコンビニの特徴はそれぞれ異なります。種類が多すぎて「どれを選べばいいかわからない」と迷ってしまうことがあるかもしれません。そんなときは、以下4つのポイントに注目して導入を検討してみましょう。

● 導入実績や利用者満足度

導入実績が多いということは、それだけ多くの会社から必要とされている証です。利用満足度が高ければ、従業員に許可を求める際のアピール材料にもなります。利用したいオフィスコンビニの実績や利用者の意見を参考にすることで、より具体的な導入プランを立てやすくなるでしょう。

● 取り扱い商品について

オフィスコンビニはそれぞれ商品ラインナップが異なります。野菜メニューが充実したところもあれば、食事メインのところもあります。価格やメニュー数だけではなく、栄養バランスなどを含めて多角的に比較すれば、従業員のニーズに合ったメーカーを選びやすくなるでしょう。

● 提供方法

業者が商品の管理を行う場合は、納品の時間帯を確認しておくことが大切です。「商品補充のタイミングはいつか」「決まった頻度で対応するのか」などを把握しておけば、あらかじめ利用できない時間帯を知ることができます。

● 決済方法

オフィスコンビニでは従業員自ら注文して決済するのが一般的です。オフィスコンビニの種類によっては、電子決済が利用できるものもあります。売上金盗難や未払いなどのトラブルを未然に防ぐためにも、決済方法は慎重に決めましょう。

オフィスコンビニはどこに導入する？

● オフィスコンビニの設置に必要なスペース

商品の提供方法や設備の大きさはメーカーによって異なります。まずは必要となるスペースと設置できる場所を比較してみましょう。従業員の人数が多いからといって大きな冷蔵庫や棚を導入すると、圧迫感が出てしまい、居心地の悪い空間になる可能性があります。実際に導入したときのレイアウトなどを作り、どのサイズが自社に適しているかを考えましょう。

● 従業員の使いやすい場所

人がよく通る場所にオフィスコンビニを設置してしまうと、時間帯によっては混雑してしまい、かえって邪魔になる可能性があります。反対に、人目が少ない場所に設置すると、未払いの問題が起きるかもしれません。基本的には、従業員が休憩するスペースやコミュニケーションしやすいスペースに設置するのが望ましいでしょう。

● 社外の人間が出入りしても問題ない場所

定期的に商品補充することも考えて、業者が直接出入りできる場所かどうかを考慮しておく必要があります。機密情報などが漏れないよう、奥まった場所は避け、出入り口からあまり離れていない場所を選びましょう。

まとめ

オフィスコンビニは便利な存在ですが、導入につまずいてしまうこともあります。設置場所や決済方法、利用条件などを比較検討するとともに、事前によくシミュレーションを行うことが大切です。従業員のニーズを把握するとともに、業者の出入りやセキュリティのことも考慮して、自社に最も適したオフィスコンビニを導入しましょう。